Ken jij dit trucje al om zonder moeite te zien of je een antwoord hebt op die éne belangrijke mail? Deze hack zal je je hart doen sneller slaan iedere keer er een antwoord binnenkomt op zo’n mail. Antwoord je “JA” op één van de volgende vragen, dan is deze hack vast iets voor jou:
- Je herinnert je pas na een week dat je op die super-belangrijke mail geen antwoord hebt gekregen van een collega?
- Zijn het altijd dezelfde mensen waarvan je nooit een antwoord krijgt?
- Waarom zou je nog e-mails sturen als mensen toch niet antwoorden?
Iedere dag verlaten tientallen e-mails mijn Outlook. Voor het einde van de werkdag nog wat mails sturen, laptop sluiten en dan hopen dat al die mails de volgende ochtend beantwoord zijn.
Keep on dreaming. De meeste mensen hebben wel wat beters te doen.
En terecht. Wie de hele dag in zijn inbox leeft, laat zijn prioriteiten afhangen van anderen. Not my cup of tea.
Afhankelijk van de urgentie vind ik het prima dat een antwoord tussen de 24u en de 48u op zich laat wachten. Een antwoord kan ook zijn “Erwin, ik ben er mee bezig. Geef me nog twee dagen tijd.”
Wist je dat e-mail die nooit worden beantwoord, zich bevinden in de Vergeetput der Onbeantwoorde Mails?
Maar dan zijn er die e-mails waar je nooit een antwoord op krijgt. Die blijven voor eeuwig zitten in de Vergeetput der Onbeantwoorde Mails.
Ik heb een tijd lang een Excel bijgehouden van alle mails waarop ik nog een antwoord verwachtten. Pfff, veel te veel werk. Omdat ik aan intellectuele luiheid lijd, vond ik dat het anders moest én beter.
Kan het anders?
Ja, het kan anders. Het helpt een heel eind als je af en toe een kwartiertje neemt om de ongebreidelde mogelijkheden van Outlook te verkennen. Lees even verder.
Eén van mijn mappen in Outlook heet In blijde verwachting. Hoe minder e-mail, hoe beter, maar op mijn vragen zie ik een antwoord graag komen.
In deze map staan alle belangrijke e-mails waarop ik een antwoord verwacht. Zodra één e-mail is beantwoord, gaat de teller omhoog en zie ik dat er een antwoord is.
Maar het kan nog eenvoudiger met een zoekmap. Zie hieronder bij Aan de slag ermee.
Mijn ervaring
De map In blijde verwachting heeft heel wat druk weggenomen. Ik kan nu eenvoudig opvolgen wie heeft geantwoord en wie een vriendelijke herinnering mag verwachten. E-mail is niet langer een bodemloze vergeetput.
Opgelet: ik gebruik dit heel spaarzaam. Het heeft geen zin om in blijde verwachting te zijn van alle mails die je stuurt. De blijdschap zal niet lang duren 🙂
Ik heb geen vaste regels om in blijde verwachting te zijn, maar wel een aantal criteria voor de concrete vraag in de e-mail:
- Is het kritische informatie om verder te kunnen met een taak?
- Zullen er belangrijke zaken mislopen als ik geen antwoord krijg?
- Is het dringend? (als het echt super-dringend is, gebruik ik de telefoon)
- Wie is de ontvanger?
Dat laatste puntje ligt misschien wat gevoelig, maar het is de realiteit. Bij sommige mensen weet ik dat een antwoord lang kan duren. Ze zijn niet van slechte wil. Ze hebben het gewoon zo druk dat je extra moeite moet doen om bovenaan hun prioriteitenlijst te komen.
Aan de slag ermee
Hoe doe je het?
Ik zei het je al. Met een beetje kennis van Outlook kom je heel ver. Voor je aan de slag kunt, moet je twee zaken in orde brengen:
Maak een categorie In blijde verwachting. Zie Office Support voor meer info over het aanmaken kleurcategorieën.- Maak een zoekmap In blijde verwachting. In plaats van een gewone map waar je mails naartoe moet slepen, gebruiken we een map die automatisch – JA je leest dat goed: automatisch – alle mails bewaard in de categorie In blijde verwachting. Zie Office Support voor meer info over zoekmappen.
Heb je net een e-mail verstuurd waarop je een antwoord MOET hebben, volg dan deze stappen:
Hang de categorie In blijde verwachting aan de e-mail. Zie Office Support voor meer info over het toewijzen van kleurcategorieën.- Kijk in de zoekmap In blijde verwachting. Yes, de e-mail staat hier te wachten op een antwoord. Nu kun je koffie drinken en wachten (of gewoon andere mails beantwoorden).
- Kijk iedere dag in de in de zoekmap In blijde verwachting of je al een antwoord hebt gekregen. Is jouw geduld op, stuur dan een vriendelijke herinnering of pak de telefoon op.
Heb je toch een antwoord gekregen, verwijder dan de categorie zodat de mail geen deel meer uitmaakt van de zoekmap. Zie Office Support voor meer info over het verwijderen van kleurcategorieën.
Ook in andere e-mailprogramma’s zoals Gmail kun je categorieën gebruiken. Soms heet dat dan tags of labels, maar het principe blijft hetzelfde.
Pro-tip: maak het eenvoudiger om je mails te beantwoorden. Maak je mails zo kort mogelijk en voeg een hele duidelijke vraag toe. De makkelijkste vragen kan de ontvanger beantwoorden met een simpele ja of neen.
En nu jij
Wil je weten of je kunt ontkomen aan de Vergeetput der Onbeantwoorde Mails? Doe een experiment!
Probeer eens een of je aan de slag kunt met een map In blijde verwachting. Ga na wat het met jou doet en laat het mij weten in de reacties hieronder.
