Wist jij dat e-mail beter werkt zonder al die mappen en folders? Deze hack zal je verlossen van al die tijd die je nodig hebt om e-mails te categoriseren. Antwoord je “JA” op één van de volgende vragen, dan is deze hack vast iets voor jou:
- Spendeer je iedere dag massa’s tijd aan het verslepen van e-mails uit je inbox naar een archiefmap?
- Ben je zo trots als Guido Pallemans uit Het Eliand op jouw persoonlijke archief?
- Je hebt een archief met 127 mappen en toch kun je die éne mail niet terugvinden?
Laat me even vertellen over mijn verleden als consultant. In die tijd had ik een map per klant in mijn Microsoft Entourage (de Outlook voor Apple-fanboys). Daarna kwamen er meer projecten en maakte ik een extra niveau voor ieder project. Nog wat later deed ik grotere projecten en voegde ik mappen toe voor alle fasen van het project.
Mijn creativiteit voor het bedenken van mappen kende geen grenzen.
Na verloop van tijd werd mijn mappenstructuur een jungle. Soms wilde ik een e-mail in twee mappen steken, maar dat liet mijn e-mailprogramma niet toe.
De hele dag was ik bezig met het categoriseren van inkomende e-mails. Na een tijdje besefte ik dat die mappen haast nooit gebruikte om e-mails terug te vinden. Redelijk zinloos dus, niet?
Kan het anders?
Ja, het kan anders. Je zou simpelweg kunnen stoppen met het categoriseren van e-mails.
Vrees je dat de belangrijke e-mails van een klant of je baas voor eeuwig in een zwart gat zullen verdwijnen? Lees dan toch even verder.
Voor veel mensen is een e-mailprogramma de drijvende kracht achter hun werk. Hier komt het werk binnen en gaat het weer buiten.
Archiefmappen groeien vaak organisch en voor je het weet, heb je een wildgroei aan structuren. E-mailprogramma’s zoals Outlook zijn zo uitgebreid dat de ideale configuratie niet bestaat. Het is aan jou om uit te vinden, hoe Outlook voor jou kan werken.
Daaag gevoel van 10% controle en voorspelbaarheid. Welkom efficiëntie.
Iedere keer dat je een e-mail in een map steekt, geeft dat het gevoel van 100% controle en voorspelbaarheid dat je de e-mail later zal kunnen terugvinden. Daarom ligt het gevoelig om te raken aan jouw persoonlijke mappenstructuur.
Controle en voorspelbaarheid zijn fijn, maar zinloos en inefficiënt als je die e-mail nooit meer terug zoekt. Mijn ervaring leerde dat die kans héél klein is. Kleiner dan 0,25% in mijn geval.
Mijn ervaring
Ik besliste van de éne dag op de andere om geen mappen meer te gebruiken. Hell yeah, Guido.
Ik kieperde niet onmiddellijk mijn mappen in de digitale prullenbak. Dat kwam pas later.
Eerst probeerde ik een hele week geen e-mails in mappen te stoppen. Ondertussen turfde ik hoe vaak ik een e-mail uit mijn archief moest opdiepen. Dit waren mijn observaties:
- Ik bleek maar één à twee keer per dag een e-mail uit mijn archief te halen.
- Ik spendeerde minder tijd in mijn e-mailprogramma.
- Ik voelde me bevrijd om niet meer te moeten bedenken wat de ideale map is voor een e-mail.
- Ik ontdekte de kracht van de zoekfunctie in Outlook en kon zonder moeite iedere e-mail terugvinden die ik zocht.
Daarna ben ik gestopt met het categoriseren van e-mails. Alleen het Algehele Universele E-mailarchief blijft over en ik besteed mijn tijd nuttiger. Amen.
Aan de slag ermee
Dus alle mappen weggooien en klaar? Niet helemaal. Ook ik wil controle en voorspelbaarheid.
Dit zijn mijn tips ‘n tricks voor een mappenloos leven:
- Alle e-mails komen ongelezen in mijn inbox. Ik moet een e-mail bewust markeren als ongelezen. Zolang ik dat niet doe, blijft die e-mail er staan. Markeer ik de mail als gelezen, dan staat die onmiddellijk in het Algehele Universele E-mailarchief.
- Ik maak af en toe mappen aan maar alleen met een tijdelijk karakter, bijvoorbeeld met alle informatie die ik nodig heb op een business trip. Is de reis voorbij, gaan de e-mails het archief in en de map in de prullenbak. Opgeruimd staat netjes.
- Ik heb geleerd om te zoeken. Het Internet staat bol van de tips en het kostte niet meer dan een half uurtje om een E-mail-Power-Zoeker te worden. Het blijft ook een geweldige manier om indruk te maken op mijn baas als ik in 30 seconden een e-mail kan opduiken uit 2011.
Deze principes kun je toepassen in ieder e-mailprogramma. Ik gebruik voor mijn werkmail Microsoft Outlook en daar beveel ik de volgende instellingen aan:
- Om e-mails als ongelezen te bewaren in de inbox, schakel je de volgende functies uit: berichten markeren als gelezen wanneer de weergegeven in het leesvenster en item markeren als gelezen wanneer de selectie verandert. Zie Office Support voor meer info.
- Om te zoeken kun je woorden gebruiken, maar ook allerlei combinaties van een woord uit de titel met bepaalde afzender en een jaartal. Zie Office Support voor meer info.
- Als je altijd e-mails moet terugvinden van een bepaalde persoon of als je vaak e-mails zoekt uit de voorbije week, dan kun je daarvoor een zoekmap maken. Je stelt éénmaal de criteria in en vervolgens houdt Outlook alle mails bij die beantwoorden aan die criteria. Zie Office Support voor meer info.
En nu jij
Wil je weten of je kunt leven zonder e-mailmappen? Doe een experiment!
Beloof jezelf om de komende week geen e-mails in mappen te stoppen en turf hoe vaak je e-mail moet halen uit je archief. Lees ook eens iets over gericht zoeken in je e-mailprogramma. Misschien helpt dat om van mening te veranderen dat een Algeheel Universeel E-mailarchief geen zwart gat hoeft te zijn.
Laat mij jouw ervaring weten in de reacties hieronder.
