Kun jij in één keer zien welke e-mails jouw aandacht vragen? Deze hack geeft je houvast om snel de belangrijke e-mails te onderscheiden in je inbox. Antwoord je “JA” op één van de volgende vragen, dan is deze hack vast iets voor jou:
- Kom je terug uit vakantie en weet je niet waar je moet beginnen in de eindeloze stroom e-mails?
- Wil je snel herkennen wat voor jou de écht belangrijke e-mails zijn?
- Zoek je een manier om snel de e-mails van je baas of collega’s te filteren?
E-mail is meer een zegen dan een vloek. Een mail versturen of ontvangen is poepsimpel, maar niemand leert je hoe je moet omgaan met de eindeloze stroom e-mails. Soms is alle mails lezen en beantwoorden onmogelijk, maar wat geef je dan prioriteit?
In mijn carrière zijn er momenten geweest waar ik tientallen mensen aanstuurde. De stroom e-mails was soms zo lang dat ik geen beginnen zag. Laptop sluiten en een terrasje gaan doen, kwam vaak in mijn hoofd op, maar was helaas geen optie.
Sommige e-mailprogramma’s doen halfslachtige pogingen om bepaalde mails er uit te lichten en andere te filteren. Helemaal sluitend is dat niet. Stel je voor dat het e-mailprogramma “beslist” om net die éne dringende mail van je baas te filteren. Ouch.
Kan het anders?
Ja, het kan anders.
Ik ben gestart met een analyse van mijn e-mails en ik heb nagedacht wat mijn belangrijke e-mails zijn. Dit bleken heel vaak mails te zijn van personen waarmee ik intensief mee samenwerkte. Heel vaak deelden we een gemeenschappelijk doel en waren we van elkaar afhankelijk voor informatie.
Daarom heb ik Mail VIPs ingesteld. Dit zijn de Very Important People in mijn inbox. Wie dat zijn, wisselt van tijd tot tijd, maar dit zijn mijn VIPs op dit moment:
- Mensen die aan mij rapporteren
- Directe collega’s
- Mijn baas, de baas van mijn baas en de baas van de baas van mijn baas (je moet je plaats in de food chain kennen)
- Sleutelpersonen voor welbepaalde projecten
Vind je dat filteren wat akelig? Probeer dan eens op een andere manier naar e-mail te kijken. Bekijk het als een feestje dat jij organiseert. Daar wil je toch alleen de echt belangrijke mensen in jouw leven op uitnodigen?
Mijn ervaring
Deze week is mijn werkmail relatief onder controle en mag ik niet klagen. Ik weet uit ervaring dat het morgen helemaal kan keren. Op dat moment kijk ik in de eerste plaats naar de VIP map in Outlook.
De kans is groot dat de belangrijkste vragen in deze map zitten. Voor mij brengt die wetenschap rust. De andere e-mails scan ik vluchtig en ik selecteer op onderwerp welke mijn aandacht verdienen. Aan alle andere e-mails kom ik dan wel eens toe op een ander moment. Behalve e-mailen, moet er immers nog echt werk gedaan worden, niet?
Een typisch moment om de VIP map te gebruiken, is wanneer ik terugkeer van vakantie. Als ik daar door ben, ben ik meestal op de hoogte van de belangrijkste ontwikkelingen tijdens mijn afwezigheid.
Aan de slag ermee
Zo ga je van start met een VIP map:
- Denk na wat voor jou belangrijke e-mails zijn en hoe je zou zou kunnen filteren.
Zijn het die VIP-collega’s? Komen de kritische mails eerder van externe e-mailadressen, zoals klanten of leveranciers. Of zijn bij jou specifieke trefwoorden in het onderwerp van de e-mail belangrijk?
- Maak een zoekmap met de naam VIP.
Bij het aanmaken van de map kun je allerlei zoekcriteria invullen, zoals personen en onderwerpen. Je kunt ook filteren op sleutelwoorden die in de tekst van de e-mail zelf verschijnen. Zie Office Support voor meer info over zoekmappen. - Bouw een routine rond het gebruik van de VIP map.
Lijd je aan chronische e-maildiarree? Dan kun je de VIP map iedere dag gebruiken. Heb je alleen af en toe last van acute e-mailstress, relax dan. Je weet nu dat er een map is die je helpt om te focussen op wat of wie echt belangrijk is
Dit zijn work/life hacks. Je kunt ze dus toepassen op ieder domein van je leven. Zelfs de mails van je schoonmoeder kun je filteren (in de VIP map, uiteraard).
Voor de Gmail gebruikers, niet getreurd. Maak een VIP label aan (meer info) en vervolgens kun je mails filteren die beantwoorden aan specifieke criteria (meer info).
En nu jij
Wil je weten of de Mail VIPs iets voor jou zijn? Doe een experiment!
Denk eens na wie jou 5 belangrijkste contactpersonen zijn en maak voor hen een VIP map. Ga na wat het met jou doet en laat het mij weten in de reacties hieronder.
