We hebben iedere dag 1000en gedachten, maar weet jij hoe je belangrijke to do’s en ideeën niet verliest?Deze hack helpt je om snel en efficiënt to do’s en ideeën te bewaren. Antwoord je “JA” op één van de volgende vragen, dan is deze hack vast iets voor jou:
- Heb je de hele dag geniale ideeën maar verlies je altijd de kattebelletjes waarop je ze neerschrijft?
- Blijft een gedachte malen in je hoofd zolang je het niet hebt neergeschreven?
- Herinner je in de douche ineens dat je nog een e-mail moet sturen naar je collega Dirk?
Ik heb heel vaak nieuwe ideeën voor mijn werk. Gek genoeg gebeurt dat vooral wanneer ik niet aan het werk ben. Of de ideeën komen voor project A terwijl ik bezig ben met project B.
Ik beweer niet dat alle ideeën geniaal zijn. Integendeel. Soms komen ze onmiddellijk van pas. Soms pas veel later en hebben de ideeën tijd nodig om te rijpen. Ik hou ze allemaal bij, maar heb geen zin om met een notitieschrift te sleuren.
Hetzelfde overkomt mij met taken. Het eerdere voorbeeld van de e-mail en de douche? That’s me! Ook deze gedachte wil ik niet kwijt, maar ik ga heus geen mail sturen naar Dirk wanneer ik net uit de douche ben gestapt.
Kan het anders?
Ja, het kan anders.
Ons brein werkt associatief. Het legt de hele dag verbanden tussen onze gedachten en onze zintuiglijke waarnemingen. De meeste verbanden zijn heel gewoon.
Je ziet bijvoorbeeld dat de de chocopot bijna leeg is en je denkt aan “boodschappenlijstje”. Super-handig als je de volgende ochtend geen zielige gezichten wil aantreffen bij de ontbijttafel.
Sommige van die verbanden ontstaan onbewust. Op de momenten dat we niet bezig lijken (zoals een douche nemen), is ons brein bijzonder actief. Dat is wanneer nieuwe verbanden en dus ideeën ontstaan. Verveling en creativiteit gaan hand in hand, zoals je kunt leren in een TED-talk van Manoush Zomorodi.
For the record: er was dus geen expliciet verband tussen de douche en de e-mail naar Dirk.
Ik moest een manier vinden om al die werk-gerelateerde gedachten en ideeën te verzamelen zonder vervolgens mijn laptop te openen en in mijn werk te duiken. Daarom begon ik mezelf e-mails te sturen. Simpel hé.
Mijn ervaring
Mijn persoonlijke mail openen op mijn telefoon, drie trefwoorden intikken en mail verzenden in minder dan 30 seconden. Vervolgens weer verder boterhammen met choco smeren voor de kinderen alsof er niets is gebeurd. Ja-ik-kan-dat.
Voor mij heeft dit niets dan voordelen. Ik onderbreek amper wat ik aan het doen ben. Ik ben zeker dat het idee of de taak straks ergens op mij wacht. Het geeft mij veel ruimte in mijn hoofd om te focussen op dit moment. Boterhammen met choco zijn belangrijk in het leven van mijn kinderen. Ook dat verdient aandacht.
There-is-an-app-for-that
Ondertussen gebruik ik een app om mijn hoofd in 30 seconden leeg te maken. Met Braintoss (iOS/Android) stuur ik een mail rechtstreeks naar mijn inbox op het werk. Op die manier word ik niet verleid om in mijn persoonlijke inbox te zitten.
Het fijne aan Braintoss is dat je ook berichten kunt inspreken. Deze komen vervolgens als tekst in je inbox. Dit werkt zowel in het Engels als in het Nederlands. Ik viel bijna van mijn stoel toen ik dat de eerste keer zag.
Ik maak op conferenties vaak snel een foto van de slides van de spreker. Als ik die foto via Braintoss naar mezelf stuur, herkent de app ook de tekst in de slide en voegt die toe aan de mail. Ik ben fan, maar dat had je al gemerkt.
Aan de slag ermee
Deze hack heb je opgezet in enkele minuten:
- Installeer een maak-je-hoofd-leeg-app op je telefoon. Braintoss is betalend, maar er zijn ook gratis alternatieven (zonder stem- en tekstherkenning), zoals Captio (iOS) en Mail Myself (Android).
- Vul je werk e-mailadres in.
- Stuur jezelf een test-berichtje en kijk of het is aangekomen.
Klaar!
Pro-tip: op hele saaie en dus creatieve weekenddagen blijk ik 10 of 20 mails naar mezelf te sturen. Efficiënt is anders wanneer je op maandag je inbox opent. Daarom heb ik een aparte map gemaakt in mijn Outlook. Via een Outlook-regel komt iedere mail uit Braintoss in een speciale map terecht (voor meer info, zie Office Support). Deze leeg ik één keer per dag.
En nu jij
Wil je snel gedachten en ideeën uit je hoofd, maar ze niet verliezen. Doe een experiment!
Stuur jezelf af en toe een e-mail als je gedachten en ideeën niet wil verliezen. Of installeer van de eerste keer een app met dit doel. Ga na wat het met jou doet en laat het mij weten in de reacties hieronder.
